Alt samlet ét sted: Et centralt workflow for al planlægning
Med ChurchDesk Workflows kan du koordinere livsbegivenheder samt styre både interne og eksterne projekter – fra den indledende planlægning til opgaven er sikkert i mål. Værktøjet samler al relevant information ét centralt sted – fra kommunikation mellem kolleger, nødvendige dokumenter, deadlines, kontaktinfo og opgaver. Med en digital indbakke, der er koblet direkte på modulet, kan indgående e-mails automatisk knyttes til den rette proces. Du får en klar struktur, der kan tilpasses din kirkes arbejdsgang og gør fælles planlægning lettere end nogensinde.
Automatiseringer der understøtter jeres processer meningsfuldt
Vi satser på automatisering for at understøtte jeres processer meningsfuldt – fra den første henvendelse til sagen er afsluttet. I den delte indbakke knyttes e-mails automatisk til samtaler, tråde genåbnes, og kontakter oprettes eller sammenkædes, hvilket forenkler arbejdet betydeligt. Samtidig kan formularindsendelser, afhængigt af jeres indstillinger, automatisk udløse sager, der er knyttet til alle relevante objekter og sender notifikationer til de ansvarlige medarbejdere. På den måde understøttes medarbejderne bedst muligt af systemet, og ingen sag bliver glemt.
- Kordegn på kirkekontoret: Hold styr på komplekse koordinationsopgaver som dåb eller bryllupper. Sæt flueben ved de færdige opgaver og se med det samme, hvad der mangler. Opret automatiske påmindelser til dine kollegaer, så du ikke skal minde dem om deres opgaver løbende.
- Kommunikationsmedarbejder: Organiser store begivenheder som forårsbazar, julemarked eller store koncerter med en overskuelig tidslinje, så der er styr på interne ressourcer, klargøring af PR og lokalebooking i god tid.
- Præst og kirkekulturmedarbejder: Skab struktur i planlægningen af konfirmandundervisning eller nye projekter i sognet. Alle store og små opgaver og aftaler noteres i den fælles oversigt, og vigtig info er altid tilgængelig.
Udfordringer i kirkens planlægning i dag
Løse sedler og endeløse e-mail tråde
Når vigtig information er spredt i e-mails, på løse sedler og i fysiske mapper på kontoret, mister man hurtigt overblikket. Tidskrævende søgen efter detaljer koster dig værdifuld arbejdstid og kan føre til, at opgaver bliver overset eller tager længere tid end planlagt.
Manglende struktur og påmindelser
Mange sogne mangler et godt værktøj til fælles planlægning af arrangementer og længere processer. Når deadlines hober sig op, og ansvaret er fordelt på mange hænder uden automatiske påmindelser, skal alt tjekkes manuelt. Det fører til ekstraarbejde og fejl.
Usikkerhed ved fravær
Hvis du eller din kollega er væk i en længere periode på grund af sygdom eller ferie, går koordineringsarbejdet ofte i stå, fordi ingen kender behovet eller de vigtige deadlines. E-mails er gemt i en lukket indbakke, og dokumenter ligger aflåst i mapper på kontoret. En dårlig eller manglende overlevering efter ferie kan også betyde, at du manuelt skal gennemgå alle processer.
Når I bruger ChurchDesk Workflows
Alt samlet ét sted i ChurchDesk
Gennem Workflows bliver en ny sag oprettet, når en borger udfylder en dåbsformular eller en forespørgsel om bryllup. På den måde får du al den nødvendige information samlet ét sted uden selv at skulle taste alt ind. Fordi alle ChurchDesk-moduler er integreret, får du nu et effektivt og sikkert workflow mellem formularen, opgaverne, kommunikationen og hele forløbet. Det sikrer, at I altid har det fulde overblik over, hvem der har gjort hvad, og hvad næste skridt er.
Digital støtte med skabeloner og påmindelser
I Workflows kommer du godt fra start med skabeloner og tjeklister, der kan skræddersys til jeres kirkes faste arbejdsgange. Du kan sætte automatiske påmindelser op, så du og dine kolleger får besked om ventende opgaver i god tid, og I når alle deadlines.
Styrket samarbejde
Det er nemt at arbejde sammen i Workflows, som fungerer som jeres fælles køreplan. Alle, der er med i planlægningen, kan følge udviklingen, og I kan sætte flueben ved ét trin ad gangen og vide, at intet bliver glemt, selv når der er fart på. Vedhæft dokumenter med vigtige oplysninger, billeder eller plakater fra sidste gang, så I finder alt samlet ét sted.
Har du spørgsmål? Vi står til rådighed med hjælp og vejledning.
Madeleine Benedicte Bassøe
Kunderådgiver