Alt på ett sted: En sentral workflow for all planlegging
Med ChurchDesk Workflows kan du koordinere livshendelser og administrere både interne og eksterne prosjekter – fra første planlegging til vellykket gjennomføring. Verktøyet samler all relevant informasjon på ett sentralt sted – fra kommunikasjon mellom kolleger, nødvendige dokumenter, frister, kontaktinformasjon og oppgaver. Med en digital innboks som er koblet direkte til modulen, kan innkommende e-poster automatisk kobles til riktig prosess. Du får en oversiktlig struktur som kan tilpasses kirkens arbeidsflyt og gjør felles planlegging enklere enn noensinne.
Sentralisert og integrert billettsystem for oversiktlige behandlingsprosesser
Workflows tilbyr et sentralisert billettsystem for å optimalisere kirkens prosesser. Alle forespørsler og alle prosesser – fra sakramenter til romutleie – kan registreres som en billett og spores sømløst. Definer oppgaver, frister og ansvarsområder, og koble all relevant informasjon (dokumenter, kontakter, skjemaer) direkte til billetten. Standardiserte maler og automatiseringer sikrer konsistente prosesser, minimerer manuelle trinn og skaper full transparens om behandlingsstatusen.
Delte innbokser for sømløst samarbeid
Med delte innbokser kan du effektivisere den generelle e-postadministrasjonen. All kommunikasjon samles på ett sentralt sted, slik at teamet ditt kan samarbeide om å motta og svare på e-poster, enkelt tildele samtaler og spore fremdriften fra start til slutt. Få full oversikt og eliminere dobbeltarbeid, samtidig som du sikrer at alle henvendelser blir besvart. Med intuitiv navigering og muligheten til å tilordne samtaler direkte til kontakter, kan du forbedre responsiviteten og fremme sømløst teamsamarbeid.
Automatiseringer som gir meningsfull støtte til prosessene dine
Vi satser på automatisering for å gi meningsfull støtte til prosessene dine – fra den første henvendelsen til saken er ferdigbehandlet. I den delte innboksen knyttes e-poster automatisk til samtaler, tråder gjenåpnes, og kontakter opprettes eller kobles sammen, noe som forenkler arbeidet betraktelig. Samtidig kan skjemainnsendinger, avhengig av innstillingene dine, automatisk utløse saker som er knyttet til alle relevante objekter og sender varsler til de ansvarlige medarbeiderne. På denne måten får medarbeiderne best mulig støtte fra systemet, og ingen sak blir liggende ubehandlet.
- Menighetssekretær ved kirkekontoret: Hold oversikt over komplekse koordineringsoppgaver som dåp eller bryllup. Kryss av fullførte oppgaver og se umiddelbart hva som fortsatt gjenstår. Sett opp automatiske påminnelser for kollegene dine, slik at du ikke trenger å minne dem om oppgavene deres hele tiden.
- Kommunikasjonsansvarlig: Organiser store arrangementer som vårbasarer, julemarkeder eller store konserter med en klar tidsplan, slik at interne ressurser, PR-forberedelser og booking av lokaler blir ivaretatt i god tid.
- Forkynnelse og pedagogikk: Skap struktur i planleggingen av konfirmasjonsundervisning eller nye prosjekter i menigheten. Alle oppgaver og avtaler, store og små, noteres i den delte oversikten, og viktig informasjon er alltid tilgjengelig.
Utfordringer i kirkeplanlegging i dag
Løse notater og endeløse e-posttråder
Når viktig informasjon er spredt over e-poster, løse notater og fysiske mapper på kontoret, er det lett å miste oversikten. Tidkrevende søk etter detaljer koster deg verdifull arbeidstid og kan føre til at oppgaver blir oversett eller tar lengre tid enn planlagt.
Mangel på struktur og påminnelser
Mange menigheter mangler et godt verktøy for felles planlegging av arrangementer og lengre prosesser. Når frister hoper seg opp og ansvaret er fordelt på mange uten automatiske påminnelser, må alt sjekkes manuelt. Dette fører til ekstra arbeid og feil.
Usikkerhet ved fravær
Hvis du eller en kollega er borte i lengre tid på grunn av sykdom eller ferie, kan koordineringsarbeidet ofte gå i stå fordi ingen vet hva som trengs eller hva som er viktige frister. E-poster lagres i en lukket innboks, og dokumenter låses inne i mapper på kontoret. Dårlig eller manglende overlevering etter ferier kan også bety at du må gjennomgå alle prosesser manuelt.
Når du bruker ChurchDesk Workflows
Alt på ett sted i ChurchDesk
Gjennom Workflows opprettes en ny sak når en innbygger fyller ut et dåpsformular eller en bryllupsforespørsel. På denne måten får du all nødvendig informasjon samlet på ett sted uten å måtte legge inn alt selv. Fordi alle ChurchDesk-modulene er integrert, får du nå en effektiv og sikker arbeidsflyt mellom formularet, oppgavene, kommunikasjonen og hele prosessen. Dette sikrer at du alltid har full oversikt over hvem som har gjort hva og hva neste trinn er.
Digital støtte med maler og påminnelser
I Workflows kan du komme godt i gang med maler og sjekklister som kan tilpasses din kirkes vanlige arbeidsflyt. Du kan sette opp automatiske påminnelser slik at du og dine kolleger blir varslet om ventende oppgaver i god tid og at dere overholder alle frister.
Styrket samarbeid
Det er enkelt å samarbeide i Workflows, som fungerer som en felles veikart. Alle som er involvert i planleggingen kan følge fremdriften, og du kan krysse av hvert trinn ett etter ett, vel vitende om at ingenting blir glemt, selv når ting går fort. Legg ved dokumenter med viktig informasjon, bilder eller plakater fra forrige gang, slik at du finner alt på ett sted.
Har du spørsmål? Vi er her for å hjelpe og veilede deg.
Madeleine Benedicte Bassøe
Kunderådgiver